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Conseils-Maisons.fr, 2020

Comment bien choisir son déménagement professionnel

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Pour effectuer un déménagement et notamment un déménagement d’entreprise, plusieurs éléments sont à prendre en compte : le transfert du mobilier, des matériels informatiques, l’achat des paquets, les démarches administratives, etc. Confier les différentes étapes à une entreprise spécialisée est recommandé si vous ne disposez pas de ressources en interne capables de l’organiser correctement. Quelques étapes qui précèdent les demandes de devis devront également être respectées pour un bon déroulement de l’opération. Focus dans cet article.

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Déménagement entreprise : bien choisir son prestataire

De nombreux déménageurs proposent actuellement leurs services aux professionnels. Pour trouver un prestataire qui répond convenablement à vos besoins, vous devez répertorier les charges à confier et tenir compte de quelques critères importants.

La rédaction du cahier de charges

Pour un délogement professionnel, la rédaction d’un cahier de charges est indispensable afin de trouver un déménageur. Ce document permet aux entreprises présélectionnées de savoir s’ils sont en mesure de répondre à vos besoins. Il doit faire mention des activités de votre société, des éventuelles contraintes, des différentes opérations à effectuer, de la valeur des biens, des matériels à transporter, etc. Ainsi, en se basant sur le document, l’entreprise de déménagement saura le type de personnel à déployer et les équipements requis. Les spécialités dépendent en effet de la nature des actions à réaliser.

Le statut de la société

En vous basant sur le cahier de charges, vous devez vérifier si une compagnie vous proposant ses services est en mesure de répondre à vos besoins et d’être en règle avec les obligations légales. Pour ce faire, vous devez porter votre attention sur plusieurs éléments : nombre de salariés, références clients, réputation de l’organisme, santé financière, expérience dans le métier, équipement en sa disposition, etc. En résumé, il est préférable de confier votre projet à une structure bien notée par sa clientèle et qui est reconnue par le registre de commerce des sociétés. De plus, une inscription dans le registre des transports est également appréciée par les professionnels qui font appel à ces prestataires.

Les services de base

Tenant compte du fait que les attentes peuvent être différentes en fonction des clients, les déménageurs professionnels doivent proposer des formules flexibles. Avec l’offre tout-en-un, c’est l’ensemble des étapes du déménagement qui sont à la charge du prestataire. Il s’occupe du choix des cartons, de l’emballage, du démontage des meubles, de l’estimation du volume, du transport, de l’installation dans les nouveaux locaux, etc. Cette formule très pratique ne convient pas cependant à tous les budgets. Dans certains cas, c’est une plus simple incluant uniquement le transport du matériel qui est adapté. Il s’agit de la solution généralement choisie par les TPE et les PME.

Les services complémentaires

Hormis les éléments classiques inclus dans une prestation de déménagement professionnel, les transferts de locaux peuvent nécessiter la souscription à des extras. Par exemple, la location d’un garde-meuble peut être requise dans certaines situations. Parmi les services complémentaires, on retrouve également l’archivage, le nettoyage des locaux et la réinstallation du matériel informatique après déménagement. Il serait donc intéressant de pouvoir s’adresser à une même organisation pour les prestations de base et les extras. Le coût global de l’opération est souvent moins onéreux avec cette option.

Conseils complémentaires pour choisir son bon déménageur

Pour s’assurer que le déménagement de votre entreprise sera bien organisé, il faut prendre en compte certains paramètres.

L’implication des équipes internes

L’implication de vos collaborateurs dans le processus de transfert des locaux garantit une meilleure réussite à l’opération. Une communication efficace sur le sujet permet de faciliter le déménagement. Aucun employé ne doit être surpris par la décision prise par les dirigeants. De ce fait, l’entreprise de déménagement à laquelle vous faites appel doit être en mesure d’associer les équipes dans son programme. Des réunions devront donc être tenues avec les responsables d’équipe pour faire un point sur l’organisation prévue pour un bon déroulement.

Le recours à un conseiller

Un conseiller spécialisé dans le transfert d’entreprise vous sera d’un grand appui lorsque vous prévoyez de déménager. Son rôle sera de vous guider dans les démarches administratives à effectuer (signature de bail, résiliation abonnements, etc.). Il est également capable de vous souligner les points importants pour choisir le meilleur déménageur. La visite technique effectuée par ce professionnel vous aidera à faire un inventaire, déterminer le volume à transporter et mieux définir vos besoins. Ainsi, il sera plus simple de transmettre aux sociétés prestataires, une liste de toutes vos attentes. Dans certains cas, ce conseiller peut vous être envoyé par les déménageurs contactés pour une visite gratuite.

Les certifications

Les normes de qualité sont des éléments qui attestent du professionnalisme d’une société de déménagement. S’informer sur les certifications dont bénéficient les déménageurs contactés peut vous aider à mieux faire votre choix. Des normes telles qu’ISO 9001 et 140001 constituent de bonnes références pour une prestation de qualité en transfert de locaux. Elles englobent toutes les tâches liées à l’opération : organisation, transfert professionnel vers l’étranger, coordination, gestion après-vente, etc. Une norme comme AFNOR NF X 50-815 est aussi une référence dans l’établissement d’un cahier de charges et de dispositifs techniques. En vous basant sur ces éléments, il sera possible d’en savoir davantage sur la démarche et la politique qualité d’une société de déménagement d’entreprise.

La comparaison de devis

Une fois que vous avez défini vos besoins, il faudra contacter au moins trois sociétés de délogement réputées. Le cahier de charges établi au préalable sera l’outil pour planifier la charge de travail et l’ensemble des tâches à réaliser le jour J. De cette manière, vous obtiendrez plusieurs devis. Comparez les prix en vous basant sur les différents détails des devis. Pour tout élément qui ne semble pas explicite, il est préférable de contacter le service pour éclaircir vos doutes. L’essentiel est de faire une comparaison objective des offres proposées pour trouver le meilleur contrat.

Transfert de bureau : les pièges à éviter

Faire appel à un déménageur professionnel vous assure un déménagement de bureau facile et sécurisé. Cela ne signifie pas pour autant qu’il faut tout laisser à la charge l’organisme prestataire. Quelques points sont à vérifier pour éviter les déconvenues.

L’assurance

Le déménagement est un processus au cours duquel les risques de casses sont élevés. Même si vos objets fragiles sont mis de façon optimale pour assurer leur protection lors du transport, une garantie est toujours à privilégier. La majorité des sociétés proposent un contrat d’assurance déménagement. Néanmoins, il reste important de s’informer sur les dommages couverts et leurs normes de validité. En effet, le déménageur n’est pas tenu responsable de toutes les casses occasionnées. Dans certains cas, la responsabilité incombe à l’entreprise.

Les démarches administratives

Même si cela peut sembler anodin, assurez-vous que tous vos abonnements à l’adresse actuelle sont résiliés avant de quitter le lieu. Les démarches pour réaliser le transfert de vos abonnements dans vos nouveaux locaux doivent se faire bien avant votre départ. Il peut s’agir de votre contrat en eau, électricité ou gaz, de l’abonnement téléphonique, etc. Dans la plupart des cas, l’opération peut s’effectuer directement en ligne. En ayant l’assurance que vos anciens contrats sont résiliés, vous courrez le risque de faire face à certaines surprises. Des frais imprévus ne feront qu’alourdir le budget initialement prévu pour le transfert.

Les formules proposées

Le tarif global indiqué par un transporteur pour le déplacement de vos affaires vers un autre logement dépend des options choisies. En faisant appel à un prestataire qui vous propose un trajet aller simple sur une longue distance, vous économisez sur votre budget. Les frais de carburant et de péage payés par le camion sont beaucoup moins élevés. Après le déplacement du mobilier, votre entreprise n’aura pas à s’acquitter des frais de retour. Par ailleurs, assurez-vous que la société dispose des équipements nécessaires pour une livraison du type de matériel utilisé dans votre secteur d’activité.

Transfert de bureau : où trouver des déménageurs pour entreprise ?

Trouver une compagnie de transfert de bureaux est devenu plus simple grâce aux nouvelles technologies et professionnels de mise en relation. Pour votre déménagement d’entreprise, vous avez le choix entre différentes solutions.

Les courtiers en déménagement

Les chefs d’entreprises ont une multitude d’activités à faire au quotidien. Pour se consacrer essentiellement à leurs tâches habituelles, ils peuvent déléguer la recherche de déménageurs à un courtier. Ce dernier aura pour mission d’analyser les besoins du client pour trouver la meilleure prestation possible auprès de ses partenaires. L’avantage de cette approche est qu’elle permet de mieux négocier les termes du contrat. Étant spécialisé dans ce domaine, le courtier saura faire une comparaison objective des offres proposées pour choisir celle qui garantit un meilleur rapport qualité/prix. Il s’adresse notamment à des organisations soumises au respect d’une charte de qualité.

Les sites internet

Il s’agit du moyen le plus rapide pour obtenir plusieurs devis sans se déplacer. Après avoir établi votre liste des charges à effectuer, vous aurez simplement à renseigner les détails de l’opération sur un formulaire de demande de devis. Une première estimation vous sera envoyée par la suite. Dans ces documents sont inscrits tous les détails de l’offre et les prix associés.

Toutefois, privilégiez les plateformes appartenant à des groupes de déménagement. Vous aurez ainsi l’assurance d’échanger avec des spécialistes qui ont du vécu dans le métier et qui fournissent une meilleure qualité. En effet, sur les sites de mise en relation, on retrouve généralement des déménageurs individuels qui ne sont pas en mesure d’assurer le délogement d’une entreprise. Ils n’ont ni le matériel ni le personnel requis pour ce type d’intervention.

Les gros réseaux

Présents à Paris, en Bretagne, à Marseille et dans les autres localités de la France, ces groupements sont plus conseillés pour une recherche professionnelleDemeco, Bretons et Gentlemen sont des groupes reconnus qui livrent des services irréprochables. Les déménagements réalisés par ces filiales sont cependant assez coûteux. Néanmoins, il est toujours possible de choisir une formule qui convienne à votre budget. D’autant plus que les devis établis par ces organisations sont gratuits.

Libre à vous de comparer les propositions reçues pour choisir celle qui semble plus appropriée à votre situation économique. Ces réseaux disposent de plateformes en ligne où ils peuvent être contactés simplement. Ils mettent également un service client/courrier à la disposition du consommateur pour toute demande d’informations ou de conseils.

Les étapes à mener en interne pour un déménagement réussi

Avant de faire appel à un déménageur professionnel pour votre transfert de bureaux, il faut effectuer certaines actions.

Informer le personnel

Lorsque le délogement de l’entreprise est certain, il est essentiel de mettre les salariés au courant. Une communication efficace sur le sujet permet de faciliter le déménagement. Aucun employé ne doit être surpris par la décision prise par les dirigeants. De ce fait, ils auront le temps de bien se préparer au transfert. Dans le cas contraire, l’anxiété provoquée par un départ surprise peut éveiller des conflits entre eux. Ceci est notamment valable lorsque l’organisation est ratée pour cause de préparation tardive. Le mieux serait de recueillir leurs avis sur le sujet et d’organiser une visite des nouveaux bureaux à aménager pour les impliquer davantage.

Tenir compte du bail actuel

Le contrat de location de bureaux inclut généralement une clause stipulant qu’un préavis de 6 mois est nécessaire lors d’un départ. Si vous prenez la décision de déménager, il est donc requis d’aviser votre bailleur par lettre recommandée. Le mois choisi pour envoyer cet acte dépend de la période de préavis indiquée sur le contrat. Il faut garder à l’esprit qu’il n’est pas possible de signer un autre bail sans pour autant résilier l’acte que vous avez signé actuellement. Libre à vous cependant de rechercher un nouveau local pour le déménagement avant l’annulation du premier contrat.

Signer le nouveau bail

Après avoir trouvé le local qui conviendra à votre équipe, vous devez passer aux négociations avec le bailleur. Il s’agit d’une étape cruciale où le loueur, ainsi que la société doivent respecter leurs obligations légales. Les termes encadrant cet accord sont mentionnés dans les clauses du contrat. À noter que certaines dispositions ne peuvent pas faire l’objet d’une négociation. C’est notamment le cas pour l’obligation de faire un état des lieux, la durée du contrat et la répartition des charges. Hormis ces éléments inaliénables, les autres points du bail de location peuvent être négociés.

Désigner un responsable en entreprise

Même si vous envisagez de confier votre transfert de bureaux à un déménageur professionnel, un minimum d’organisation est requis en interne. De ce fait, il faudra déléguer la tâche de responsable du déménagement à un des collaborateurs de chaque équipe. Ces derniers devront rendre compte à un responsable général des opérations. Ainsi, cette organisation permettra de superviser de façon pratique les différentes tâches qui interviennent dans le délogement. Pour un suivi cohérent, il est recommandé d’établir un calendrier des opérations pour permettre à tout un chacun de mieux se situer par rapport aux actions à mener.

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