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Conseils-Maisons.fr, 2021

Le déménagement d'entreprise : bien choisir son professionnel

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La vie d’une entreprise est souvent jalonnée d’une suite d’événements positifs comme négatifs. Face à chaque situation, il est indispensable que des décisions soient prises pour assurer à la société, une continuité. Dans ce sens, le changement de siège est l’une des décisions les plus difficiles à prendre, puisque cela a beaucoup d’implications aussi bien pour le personnel que pour l’équipe dirigeante. Aussi, faut-il bien réfléchir avant de s’y aventurer. En d’autres termes, le déménagement de bureau doit être motivé par des raisons valables et faire l’objet d’un projet étudié avec soin. Quel que soit le secteur d’activité concerné, cette mesure reste valable. Toutefois, même si le transfert est motivé, il faut qu’il soit accompagné par les bons acteurs.

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L’importance des déménageurs spécialisés

Pour un transfert de locaux professionnels réussi, vous ne devez laisser aucune place à l’improvisation. De ce fait, l’organisation de ce changement d’espace doit commencer plusieurs semaines plus tôt pour ne pas être confrontée à de mauvaises surprises. Aussi, à chaque étape, une équipe spéciale doit être mise sur pieds et instruite pour le travail. Toutefois, n’étant pas véritablement spécialiste du domaine, il ne serait pas avisé de charger le personnel de toutes les étapes du déménagement, en particulier, le transport des équipements.

Ainsi, il est plus indiqué de se tourner vers des travailleurs spécialement formés pour l’exécution de ces travaux. Il s’agit des agences spéciales de déménagement. Voici quelques raisons pour lesquelles, vous gagnerez à vous tourner vers ce genre de prestataire.

La disponibilité des moyens logistiques

Il y a aujourd’hui sur le marché plusieurs agences spécialisées qui mettent à la disposition des entreprises, des déménageurs compétents et formés pour la tâche. Elles ont les moyens logistiques et l’expertise nécessaires pour assurer à l’entreprise, un déménagement serein avec un transport sécurisé de tous les bureaux.

Généralement, elles utilisent des sangles spécifiques, des monte-meubles, différents modèles de cartons, des chariots et diables, et des camions de déménagement capitonnés. Pour le transport des articles de grande valeur ou pour ce qui concerne les matériaux lourds (industriels, informatiques), ces moyens logistiques sont d’une grande importance.

La mise à disposition des moyens humains

Les agences de déménagement sont généralement, un ensemble de personnes recrutées pour servir. Collaborateurs et salariés mettent alors au service de leurs clients, leur expertise et leur expérience. C’est donc un gage pour l’entreprise qui déménage de bénéficier d’un transfert rapide et exempt de stress. Le personnel salarié instruit pour le service offrira à l’entreprise à transférer, une prestation suivant un cadre méthodologique bien défini.

La réglementation

L’agence spécialisée dans le déménagement est une entreprise. Cela place alors la prestation qu’elle vous propose dans un cadre juridique bien défini. La hiérarchisation au sein de ce genre d’entreprise permet en outre au client de faire des réclamations en cas d’insatisfaction et d’obtenir réparation au besoin. Le cas échéant, le recours juridique reste une alternative à envisager pour faire valoir votre droit.

Le déménagement professionnel : les critères de choix du professionnel

En France comme ailleurs, les agences spécialisées dans le service de déménagement existent en nombre suffisant. C’est justement en raison de la pluralité des offres sur le marché qu’il est conseillé de se fier au prestataire qui offre la meilleure qualité de service. Vous le reconnaitrez en vous fiant à plusieurs éléments.

La certification

Pour être autorisées à exercer dans ce secteur en France, deux certifications sont admises. La première, c’est l’affiliation du service à la chambre syndicale des déménageurs. Vous pourrez avoir des confirmations sur cette affiliation de l’entreprise en faisant une recherche en ligne avec son numéro SIRET. Normalement, avec une certification de la chambre syndicale des déménageurs, l’agence doit aussi s’inscrire au registre du commerce et du transport. Avec une licence de transport et un engagement dans la lutte contre le travail illégal, l’agence serait plus crédible.

Cependant, il est possible de s’en tenir à l’affiliation de la société à la Fédération Française des Déménageurs (FFD). Bien que cet organisme soit plus accessible pour les entrées, elle n’en demeure pas moins, une référence pour juger du sérieux qui entoure un service de déménagement. D’ailleurs, la FFD impose et contrôle (au besoin), une déclaration administrative à chaque membre affilié.

Le coût de la prestation

À la faveur de la concurrence dans le secteur, les agences proposent aux déménageurs, des tarifs de plus en plus bas. C’est à votre avantage. Toutefois, il n’est pas conseillé de se jeter sur le devis de prestation le plus bas. Pour commencer, il faut en prendre plusieurs auprès des prestataires différents. Cela offre une plus grande possibilité pour la comparaison.

À titre de conseil, ne vous fiez pas aux offres trop basses. Elles pourraient être une tentative d’arnaque. Outre le prix, basez-vous donc sur d’autres éléments essentiels du devis. Les services proposés pour le déménagement sont à prendre en compte. S’il y est intégré des travaux supplémentaires, le coût en sera normalement plus élevé.

En considérant le volume à déménager, les conditions générales d’application et les modalités de paiement proposées sont des détails non moins importants. La logistique à déployer n’est pas non plus à négliger, puisqu’elle assure la sécurité de vos matériels.

En clair, retenez que la meilleure agence de déménagement n’est pas forcément la moins chère. À l’inverse, elle n’est pas non plus la plus onéreuse du marché. Aussi, vous gagnerez à rechercher le meilleur service au juste prix.

Le rôle des agences spécialisées en déménagement pro ?

Il y a aujourd’hui sur le marché plusieurs agences spécialisées qui mettent des déménageurs compétents et formés à la disposition des entreprises. Elles disposent des moyens logistiques ainsi que de l’expertise nécessaire pour assurer à l’entreprise un déménagement serein avec un transport sécurisé de tous les bureaux. Généralement, elles utilisent des sangles spécifiques, des monte-meubles, différents modèles de cartons, des chariots et diables et des camions de déménagement capitonnés.

Toutefois, en raison de la pluralité des offres sur le marché, il est conseillé de se fier au prestataire qui reçoit le meilleur témoignage en ce qui concerne la qualité de son service. Lorsque vous choisissez la bonne agence, vous bénéficiez d’une intervention méthodique pour la réussite de votre projet.

L’établissement du devis

La première visite du déménageur sera dans le but d’étudier les conditions de mise en application de votre projet. À cet effet, il pourrait poser des questions sur vos attentes réelles, les délais souhaités et les services complémentaires que vous désirez. Notez que ces entreprises sont aussi compétentes pour l’exécution de diverses tâches rattachées au déménagement. On y compte, l’installation des équipements, le remontage de mobilier dans le nouveau bureau, le nettoyage des locaux et des solutions de stockage en cas d’exiguïté du nouveau cadre de travail.

Après étude des besoins, un devis de prestation est alors proposé en tenant aussi compte du volume des articles à déménager. Des conseils ne manqueront pas pour mieux orienter vos dépenses.

L’emballage

Lorsque le contrat de prestation est conclu, l’agence procède à l’emballage de l’équipement à transférer. Une liste est faite pour ce qui concerne ces articles, depuis le mobilier jusqu’aux autres matériels (informatique, industriel, etc.). Il faut préciser que les objets désuets peuvent être omis de cette liste. Aussi, les différents cartons de l’agence serviront à la protection de ces articles catégorisés séparément. Par exemple, les supports papier (documents administratifs, devis, factures, études et autres) sont généralement conservés dans des cartons pour archives spécifiques pour être plus en sécurité lors du transport.

Le matériel informatique est quant à lui gardé dans son emballage d’origine pour limiter les risques de détérioration.

Le transport

Le déménageur est avant tout un commercial. Pour ce faire, il met tout en œuvre pour fournir à l’entreprise qui déménage un transfert très sécurisé. C’est avec délicatesse que les matériels lourds à l’image des photocopieuses sont alors convoyés. La logistique (le camion de déménagement capitonné) joue un rôle essentiel dans ce transport.

Comment établir son budget global ?

Comme tout projet, le transfert de bureau doit être assorti d’un budget. L’estimation du coût de l’activité doit prendre en compte plusieurs détails dont les plus importants sont les suivants.

Les dépenses obligatoires

On compte comme dépenses obligatoires, celles rattachées aux formalités administratives. Dans ce cadre, on cite le prix de la formation du personnel. L’évolution des contrats de travail et l’impact de la masse salariale peuvent également engendrer des coûts à prendre en compte dans le budget. S’il y a lieu, il faut également prévoir un montant pour le recrutement d’un nouveau salarié en cas de désistement pendant le processus. Par ailleurs, comme dépenses obligatoires, les frais de location ou de rénovation du nouvel espace de travail sont aussi à prendre en compte. En cas de mise en place d’installations électrique, téléphonique ou informatique, les frais engendrés pour la mise à jour doivent être intégrés au calcul du budget.

Les dépenses liées au poste de travail

S’il s’agit d’un transfert de bureau classique, la prévision pour un poste de travail varie entre 100 et 200 euros. Toutefois, cette marge est flexible. Elle croît avec le volume du matériel à transporter. Pour les matériels lourds, le coût est également plus élevé. À ce niveau, il est recommandé de s’en tenir au devis personnalisé de votre agence de déménagement.

Les dépenses liées à l’aménagement

Le nouveau cadre de travail à intégrer nécessite aussi certaines dépenses. C’est pour cela qu’il faut prévoir, un budget pour cet investissement. Dans le budget total de déménagement, il serait sage de réserver entre 50 et 75 % à cette ligne de dépense. En dehors du coût du transport, 1 500 euros au minimum doivent être consacrés au transfert d’un poste de travail complet.

Les dépenses supplémentaires

Les frais sociaux et les primes d’éloignement viennent en tête de liste pour ces dépenses. Il faut noter que les primes d’éloignement sont à prévoir dans le cas spécifique d’un transfert depuis le centre-ville pour la périphérie.

De la même manière, pour un transfert vers l’international, le coût du transport doit être intégré au calcul. Aussi, la livraison, les assurances et l’enlèvement sont à prendre en compte pour cette évaluation.

Bonus : comment bien réussir son déménagement dans l’entreprise ?

Pour un transfert de locaux professionnels réussi, vous ne devez laisser aucune place à l’improvisation. De ce fait, l’organisation de ce changement d’espace doit commencer plusieurs semaines plus tôt pour ne pas être confronté à de mauvaises surprises. Aussi, à chaque étape, une équipe spéciale doit être mise sur pied et instruite pour le travail. Voici donc les points essentiels à prendre en compte pour un tel projet.

La communication

Si vous êtes à la tête d’une entreprise, vous ne pouvez pas travailler en vase clos. Cela étant, vous avez l’obligation de communiquer votre projet à vos collaborateurs et salariés. À l’issue d’une franche discussion, des idées pourront être émises pour mieux organiser ce transfert.

D’un autre côté, vous devez communiquer votre projet à vos clients et prospects, histoire de les préparer psychologiquement à la délocalisation de vos services. Cela vous permettra de ne pas les perdre. Au besoin, si le nouveau siège social de l’entreprise est déjà connu, vous pouvez renseigner l’adresse dans votre communication. Tous les canaux sont bons pour y parvenir : bouche-à-oreille, dépliants, messagerie électronique, messages textes et bien d’autres.

Aussi, la banque pourra être mise au courant assez tôt. Sur vos documents professionnels (devis, factures, bordereaux, cartes de visite, signature de mail…), les nouvelles coordonnées devront déjà commencer figurer.

Les résiliations de contrats

Le premier contrat à résilier, c’est le bail. Cette formalité administrative réserve parfois de mauvaises surprises quand on ne s’y attaque pas assez tôt. En effet, en France vous avez le plein droit de rompre un contrat de location 3 ans après sa signature, qu’il y ait une raison spéciale ou non. Cependant, lorsque le locataire est resté dans les locaux pendant plus de 9 ans, la résiliation devient un peu plus complexe. C’est également le cas si le cadre a été bâti spécifiquement pour l’activité du professionnel.

Vous êtes invités à lire avec attention les clauses de résiliation de votre contrat de bail et vous faire aider d’un huissier au besoin. Il faudra aussi se préparer pour les travaux de rénovation si ceux-ci sont nécessaires.

En parallèle, les abonnements d’énergie (gaz et électricité) doivent idéalement être résiliés de même que l’assurance du lieu de travail. Veillez à faire toutes ces résiliations 15 jours avant le jour fixé pour le déménagement proprement dit.

Les transferts

Déménager, c’est aussi prévoir l’aménagement d’un nouvel espace pour continuer l‘activité. Il est donc important que vous soyez suffisamment équipés dès l’intégration des nouveaux locaux. Cela étant, le support internet doit être transféré afin de conserver votre place sur le marché. Faire suivre son courrier en contactant l’office spécialisé est aussi un excellent recours. Les comptes bancaires doivent aussi être transférés. Pour vous assurer de rester dans vos délais de transfert, prévoyez tous ces transferts à partir du troisième trimestre précédant l’exécution du projet. En effet, à partir de la troisième semaine avant le déménagement, vous risquez d’être surpris par le temps.

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