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Conseils-Maisons.fr, 2021

Le déménagement de bureau : bien choisir son déménageur spécialisé

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demenagement entreprise

Êtes-vous responsable d’une entreprise qui s’accroît ? Vous avez besoin de plus d’espace pour gérer votre activité et contenir vos employés ? Un déménagement s’impose à vous de toute évidence. Sans aller jusque-là, vous pouvez simplement envisager une extension des activités de votre société vers une clientèle localisée ailleurs. Là encore, un transfert de bureau est la meilleure alternative. Toutefois, pour réussir un tel projet, vous avez l’obligation de bien le préparer en amont. Entre autres détails, le recours à un professionnel spécialisé dans ce service est recommandé.

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La certification, un critère de choix important

Déménager est l’une des décisions les plus importantes que puissent prendre les entreprises. La tâche est également l’une des plus pénibles et chronophages pour un bon nombre de personnes. Il ne serait donc pas judicieux de laisser le soin à vos salariés de s’occuper de ces travaux. Non seulement ils ne sont pas employés pour cela, mais ils ne sont pas non plus suffisamment compétents pour le faire sans détériorer votre matériel. Confier le travail à un spécialiste s’avère donc utile. Cependant, son choix ne doit pas se faire au hasard. Pour cela, assurez-vous qu’il est véritablement certifié pour exercer l’activité en France. Il y va de la sécurité de vos articles.

La chambre syndicale

Idéalement, le déménageur pour être fiable doit être affilié à la chambre syndicale des déménageurs. C’est un gage d’assurance pour juger du sérieux et de la fiabilité du prestataire. De même, il doit remplir certaines conditions de qualité de service et de bonnes pratiques. On y compte, l’inscription au registre du commerce et du transport, la licence de transport et la lutte contre le travail illégal.

La Fédération Française des Déménageurs

La Fédération Française des Déménageurs (FFD) est quant à elle, un organisme moins restrictif pour ce qui concerne les conditions d’entrée. Elle impose tout de même, une déclaration administrative minimum et un contrôle éventuel de ces déclarations. À défaut d’être affiliée à la chambre syndicale, il est indispensable que l’agence de déménagement soit reconnue par la FFD.

L’assurance

Au nombre des autres formalités administratives à prendre en compte, le type d’assurance de l’entreprise est à vérifier de même que sa validité. Il faudrait qu’elle puisse couvrir à hauteur suffisante, la valeur de vos biens et les risques encourus lors du transfert (chargement, transport et déchargement) jusqu’à la nouvelle place. Cette vérification fait office de gage pour confirmer la qualité du service.

Comment se préparer à faire un déménagement professionnel ?

Déménager est l’une des décisions les plus importantes que puissent prendre les entreprises. Aussi, est-il important de bien mûrir les réflexions à ce sujet avant de s’y engager. Peser le pour et le contre du projet est un pas essentiel. De plus, le responsable gagnerait à discuter avec ses collaborateurs afin de recueillir leur appréciation sur la question. Cette étape étant passée, vous pouvez alors commencer à préparer votre délocalisation.

Résilier le contrat de bail

La résiliation de votre contrat de bail est la première formalité administrative dont vous devez vous acquitter. À cet effet, vous gagnerez à bien vous renseigner sur les conditions qui régissent cette résiliation. S’il s’agit d’un bail commercial, il est possible d’y mettre un terme 3 ans après sa signature, même lorsqu’il n’y a pas de motif particulier. Par contre, si le contrat de location a duré plus de 9 ans, il peut contenir des clauses contraires. Il en est de même si les locaux loués ont été construits pour une utilisation exclusive.

Dans le premier cas (la rupture après une période triennale), il vous suffit de faire parvenir au propriétaire, un courrier recommandé avec accusé de réception. À défaut, vous pouvez donner congé par un acte d’huissier. Pendant que vous attendez la réponse pour la rupture de ce contrat, vous gagnerez à envisager en parallèle, les travaux de rénovation si cela s’impose. De même, la signature d’un nouveau contrat de bail doit vous permettre de garantir le nouveau cadre trouvé pour votre entreprise.

Faire les transferts utiles

Le réseau internet étant aujourd’hui un outil de communication quasiment indispensable en entreprise, vous devez vous assurer qu’il est disponible dès votre emménagement. À cet effet, faites transférer votre abonnement internet en contactant votre FAI. Idéalement, il faut le faire entre les 3 mois ou les 3 semaines qui précèdent le déménagement. Faites aussi suivre votre courrier. En France comme à l’étranger, vous trouverez forcément un office pour la réexpédition de vos lettres.

Faites également le transfert de vos comptes bancaires pour qu’ils soient plus proches de votre nouvel espace de travail. Les autres résiliations qui s’imposent sont : celle qui concerne l’assurance du lieu de travail et celle qui a rapport avec vos abonnements d’énergie (électricité, gaz, etc.). Idéalement, tout ceci doit se faire au moins 15 jours avant le départ.

Communiquer

Pour vous assurer de garder le plus de clients possible, vous avez l’obligation de mettre en place une politique de communication efficace. Dépliants, messagerie électronique, appels, SMS, tous les moyens sont bons pour indiquer à vos clients et partenaires la délocalisation de la société. Prenez le soin de communiquer les nouveaux contacts dans votre message.

Auprès des banques et du service d’imposition, l’information doit aussi être portée. Sur vos devis, factures, cartes de visite, signature de mail et plaquettes commerciales, prenez l’habitude d’inscrire vos nouvelles coordonnées professionnelles.

Comment bien déménager son entreprise ?

Lorsque le déménagement professionnel est bien préparé, il est plus aisé d’y faire face. Pour la phase de mise en application, vous gagnerez à faire une bonne organisation pour ce qui concerne l’emballage du matériel avant leur transport.

Les emballages

Faites au préalable une liste de tous les objets à déménager. Toutefois, vous pouvez vous passer des objets obsolètes et non utilisés. Depuis le mobilier (les meubles, les armoires, les fauteuils, etc.) jusqu’aux documents en passant par le matériel informatique, prenez le temps de tout emballer. De façon spécifique, les documents papiers (factures, devis, études, etc.) seront plus en sécurité dans des cartons spécifiques pour archives. Pour le transport, cette protection offre le moins de risques possible pour les détériorations.

Le recours aux professionnels

Certains matériels sensibles (équipements informatiques, photocopieuses, etc.) nécessitent une grande expertise pour leur déplacement. Plus précisément, il faudrait qu’ils soient mis dans leurs emballages d’origine et transportés avec une grande délicatesse.

Recourir aux services des déménageurs professionnels s’avère donc utile. Quel que soit le volume du matériel, une équipe spécialisée saura forcément vous fournir la meilleure offre de déménagement. Leurs conseils avisés pourront également servir de boussole à toute personne qui nourrit un projet de déménagement. En plus d’avoir les compétences pratiques, ils ont les moyens logistiques nécessaires. Pour le choix du bon prestataire, vous pouvez vérifier la présence de matériels tels que :

  • les monte-meubles ;
  • les chariots et diables ;
  • les sangles spécifiques ;
  • les différents modèles de cartons ;
  • les camions de déménagement capitonnés, etc.

Idéalement, leur première visite servira à une évaluation du projet, puis à l’établissement d’un devis de prestation. Choisir cette alternative pour le changement de bureau, c’est gagner du temps et faire un déménagement serein.

Destinées à un public large, outre les entreprises, ces agences interviennent aussi pour le compte des particuliers en quête d’un moyen facile pour effectuer un changement de domicile. Pour aller plus loin, elles peuvent proposer des services complémentaires dont l’installation de vos équipements, le remontage de votre mobilier dans votre nouveau bureau ou le nettoyage des locaux. En cas d’exiguïté, certaines agences intervenant dans le secteur proposent également aux clients, des solutions de stockage.

Le coût, un autre critère à prendre en compte pour le choix

Comme toute organisation, le déménagement professionnel nécessite des coûts. À cet effet, il est conseillé d’établir un budget avant la phase de mise en application du transfert. Le devis est un point important figurant dans cette estimation des dépenses.

Pour avoir la meilleure offre de déménagement sur le marché, l’astuce est de prendre plusieurs devis de prestations afin d’en faire la comparaison. Pour l’étude, vous gagnerez à ne pas vous fier uniquement sur le montant.

Avoir une idée du coût de votre déménagement de bureau vous permettra de ne pas vous faire gruger par certaines agences de déménagement. Mieux, cela vous permettra de comparer les différentes offres qui vous sont proposées afin de choisir celle qui est la plus raisonnable. Quel est donc le prix d’un changement de cadre professionnel ? Voici les détails à prendre en compte pour le calcul.

La logistique

Prendre en compte, les moyens logistiques proposés par la société est un excellent choix. Pour figurer sur votre liste, une bonne agence doit mettre à votre disposition les matériels suivants :

  • monte-meubles,
  • chariots et diables,
  • sangles spécifiques,
  • différents modèles de cartons,
  • camions de déménagement capitonnés…

D’un autre côté, il est possible que votre entreprise ait besoin d’autres services connexes.

Les services supplémentaires

Destinées à un public large, outre les entreprises, ces agences interviennent aussi pour le compte des particuliers en quête d’un changement de domicile. Pour aller plus loin, elles peuvent proposer des services supplémentaires dont l’installation de vos équipements, le remontage de votre mobilier dans votre nouveau bureau, ou même, le nettoyage des locaux. En cas d’exiguïté, certaines agences intervenant dans le secteur proposent également aux clients, des solutions de stockage. Bien évidemment, ces services rajoutés feront grossir le devis.

Le volume à déménager

Outre la description approfondie des services, d’autres détails du devis devront être passés au crible. Entre autres, il y a la date prévue pour le déménagement, les adresses précises des lieux de départ et d’arrivée. Les modalités de paiement sont également à étudier.

Par ailleurs, le volume des éléments à déménager peut influer sur le coût de la prestation. Depuis le mobilier (les meubles, les armoires, les fauteuils, etc.) jusqu’aux documents en passant par le matériel informatique, tout doit être pris en compte. La taille des cartons utilisés pour assurer une protection aux documents papier (factures, devis, études, etc.) peut aussi compter. Aussi, la valeur du mobilier peut faire varier le coût estimé.

Les garanties

Les taux de garantie, les conditions générales de vente et les références de l’entreprise sont aussi des paramètres à étudier sur un devis de déménagement. Pour comparer les offres reçues, prendre l’avis de vos collaborateurs est aussi indiquée. De même, outre les agences physiques, il est possible de se tourner vers les prestataires en ligne afin d’avoir une simulation de prix.

Autres détails importants

Bien qu’il ne soit pas utile de choisir une société dont le service est trop onéreux, il n’est pas aussi conseillé de se fier à un prestataire étrangement peu cher. Posez-vous donc les bonnes questions. Entre autres, ne serait-il pas possible que tous les employés au service de la société ne soient pas correctement assurés ? Une offre trop fallacieuse peut donc être un piège pour vous arnaquer.

Les autres dépenses générales

Elles sont nombreuses même si on ne s’en rend pas compte à première vue. Pour commencer, il y a le coût du déplacement physique qu’il faut prévoir. Ensuite, lorsque vous mettez en place une équipe spéciale pour s’occuper du projet, vous devez faire une prévision de coût pour cette gestion de déménagement interne. Les dépenses organisationnelles sont aussi à prendre en compte. Elles impliquent les formations éventuelles, l’évolution des contrats de travail ou même l’impact de la masse salariale.

Parfois, le transfert nécessite l’acquisition de nouveaux matériels, en l’occurrence le mobilier et les équipements industriels. Cet investissement doit aussi être pris en compte pour le calcul du prix de déménagement. Il en est de même pour ce qui concerne les frais de location ou de rénovation du nouveau lieu de travail.

Les coûts de mise à jour des contrats de service, ceux qui ont rapport avec la mise en place des installations électrique, informatique, téléphonique, doivent être intégrés au calcul.

Le budget par poste de travail

Pour un poste de travail, il faut prévoir entre 100 et 200 euros pour un transfert d’entreprise classique. Cette marge de prix peut s’élargir selon le volume du matériel qu’il y a à transporter. Par exemple, les équipements lourds comme les ordinateurs ne sont pas déménagés au même prix que d’autres, plus légers (un serveur informatique par exemple). L’importance du devis personnalisé de la société spécialisée dans le déménagement appelée pour le service trouve ici toute son importance. Cela vous mettra à l’abri des mauvaises surprises.

Le budget d’aménagement

Lorsque vous déménagez un bureau, il faut l’emménager dans un autre cadre. La nouvelle place nécessitant aussi un investissement, il faut prendre en compte le devis d’emménagement. D’ailleurs, ces travaux engloutissent généralement entre 50 et 75 % du budget total de transfert d’entreprise. Pour équiper un poste de travail complet, prévoyez 1 500 euros au minimum s’il s’agit du siège de l’entreprise. En amont, le coût du transport ne doit pas être occulté.

Les frais annexes

Ils viennent souvent alourdir le coût d’un déménagement. Il vaut mieux les prévoir dès le début de votre projet. Comme frais annexes, on peut citer les frais sociaux et les primes d’éloignement (pour le cas spécifique d’un transfert du centre-ville vers la périphérie).

Toujours dans le budget global, vous gagnerez à faire figurer les frais de recrutements éventuels. Lorsque certains salariés quittent l’entreprise juste après le transfert, il est indispensable de procéder à leur remplacement. Cela engendre des coûts à inscrire au budget de transfert.

Qu’en est-il d’un déménagement vers l’international ?

Vous convenez bien que le coût d’un transfert local ne saurait être identique à celui d’un transfert vers l’international. Pour commencer, le coût du transport est déjà un facteur qui varie de façon conséquente. Toutefois, il existe une alternative pour amoindrir les dépenses pour un transfert vers l’étranger. Il s’agit du « porte à porte ». Cette solution prend en compte, l’enlèvement, la livraison, les assurances et le transport pour le projet.

Autres précisions pour un déménagement professionnel réussi

Aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels, la rupture d’un bail de location fait suite à la signature d’un autre. Autrement dit, l’aménagement est une étape qui vient clore le processus de transfert pour toute entreprise. Vous gagnerez donc à ne pas perdre de vue cet objectif pendant que vous élaborez votre projet.

Prévoir tôt l’aménagement

Pour l’intégration de nouveaux locaux, le recours aux déménageurs professionnels est aussi utile. Une équipe spécialisée saura forcément vous fournir la meilleure réponse dans ce sens. Leurs conseils avisés pourront également servir de boussole à toute personne qui nourrit ce projet de déménagement. Toutefois, il est recommandé de choisir ce prestataire à bonne date.

Il y a certaines périodes particulières (printemps et été) qui sont traditionnellement très chargées. Prévoir et anticiper le choix de son prestataire permet d’éviter les contraintes de temps à gérer.

Se rendre disponible

Lorsque l’agence est choisie et que le marché est conclu avec elle, n’allez pas pour autant dormir sur vos lauriers. En effet, votre présence aux côtés du déménageur est indispensable, le jour prévu pour la tâche. Plusieurs raisons justifient cette obligation. Pour commencer, vous gagnerez à avoir un regard sur tout ce qui se passe depuis l’emballage des articles jusqu’à l’aménagement. Cela vous rassurera du fait que votre accord est dûment respecté. Aussi, en étant sur place, vous pourrez signer et transmettre à la société de transfert, les documents officiels qui attestent votre partenariat.

Vérifier et signer les accords

Pour aller plus en détails, en votre qualité de représentant légal de votre entreprise, vous allez apposer votre signature sur une lettre de voiture et la remettre au chef d’équipe. C’est un gage qui atteste que vous autorisez les prestataires à transporter les biens de l’entreprise. Cette première signature est utile à l’entame du déménagement. Au terme de celui-ci, il est aussi indispensable de signer un autre document. Il s’agit de la déclaration de fin de travail.

Avant la signature de ce dernier accord, il est conseillé de procéder à une vérification de fond en comble des travaux exécutés et d’en faire une comparaison avec le devis. De même, l’état des biens déménagés doit être vérifié. Si tout est correct, le document peut être signé. Si par contre, il y a des objets manquants ou détériorés, il faudra en faire mention sur la déclaration de fin de travail avant de la certifier.

En cas de litige

Il est possible que des problèmes soient remarqués après le départ de la société de déménagement. Dans ce cas, il faudra contacter dans un délai de 10 jours, le prestataire par lettre recommandée. Cette démarche est aussi utile pour confirmer les réserves émises sur le document final. En l’absence d’un règlement à l’amiable, le seul recours compétent reste les tribunaux. Ils peuvent être saisis dans un an au maximum après le déménagement.

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